Avez-vous déjà entendu parler de la loi de Murphy ou du principe de Pareto ? Ils font partie des grandes lois qui concernent l’organisation et la gestion du temps au travail. Je trouve toujours amusant de rappeler ces principes fondamentaux pour remettre les choses en perspective et réorganiser ma façon de travailler pour gagner en efficacité.

Voici celles que j’ai sélectionnées, pour voir en pratique les bons réflexes à avoir…

1 – La loi de Douglas : « Plus on a de la place dans son bureau, plus on étale ses affaires »

La nature a tout simplement horreur du vide, alors on entasse, on empile et on finit par ne plus s’y retrouver…Alors, pour éviter cela, le premier bon réflexe à avoir est de ranger et nettoyer son espace de travail tous les soirs. C’est possible (et même obligatoire) quand on travaille en open space, alors pourquoi pas dans un bureau individuel ou à la maison ? Pour prendre cette bonne habitude, il existe une méthode japonaise très à la mode dans les grandes entreprises mais qui peut aussi être mise en place dans une petite entreprise ou même dans un bureau : la méthode 5S -> Eliminer, ranger, nettoyer, standardiser, respecter. En ayant un espace de travail mieux rangé, mieux organisé et plus clair, vous aurez un esprit plus libre et moins encombré.

2 – La loi de Murphy : « Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner »

Vous en avez peut-être déjà fait l’expérience… vous entendez cette petite voix qui vous dit qu’il y a un truc qui cloche et que ça va mal se passer. Et ça se passe mal… On ne peut pas toujours y faire grand-chose, sauf qu’il faut savoir parfois laisser le temps passer pour que la roue tourne et également savoir dire « non » quand vous savez que vous ne pourrez pas respecter vos engagements.

3 – La loi de Parkinson : « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »

Vous avez déjà remarqué que l’on a tendance à repousser nos tâches jusqu’au dernier moment avant de les faire. Et si on ne se fixe pas d’échéance, on a naturellement tendance à laisser traîner. Alors pour contrer cette tendance, il est primordial de se fixer des délais réalistes (même lorsqu’il y a aucune contrainte spécifique), et dans un projet à plus long terme, de faire régulièrement des points de situation d’avancement.

4 – La loi de Carlson : « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »

Vous le savez, il est toujours difficile de se remettre dans une tâche que l’on a arrêtée en cours de route. On met toujours plus de temps à se remettre dedans. Par exemple, lorsque j’écris mes articles pour le café des entrepreneurs, je mets environ ¾ d’heure, mais si par malheur, je suis obligée de m’arrêter au milieu pour une raison ou une autre, je mettrai finalement presque 2 heures pour l’écrire (car je vais perdre du temps à relire ce que j’avais déjà commencé, à me remettre dans l’état d’esprit que je voulais faire ressortir dans mon article, à éventuellement retrouver les recherches que j’avais faites). Pour remédier à cette loi, il convient de se créer un planning, avec des plages horaires de travail bien définies. Il est également plus efficace de regrouper les tâches de même nature (par exemple, si vous commencez à travailler sur votre administratif, prenez le temps d’en faire le plus possible tant que votre esprit est dedans. De même, si vous travaillez sur votre communication, vous gagnerez du temps en préparant et programmant plusieurs publications sur les réseaux sociaux pour les prochains jours ou semaines). Pour éviter également de couper vos séances de travail, n’hésitez pas à mettre en veille vos téléphones, mails et réseaux sociaux pour rester concentré.

5 – Principe de Pareto : « 80% des effets sont le produit de 20% des causes »

On le sait et pourtant, on retourne très souvent dans ces 80% de tâches qui n’ont que 20% d’effets… Pour y pallier, il faut toujours lister ses priorités, mettre dans votre todo list, en priorité 1, la tâche qui va vous faire le plus avancer. L’autre point important est de savoir déléguer les tâches importantes qui vous prennent trop de temps (car ce n’est pas votre métier de base, que vous n’avez pas forcément les compétences…). Concernant les tâches qui vous prennent du temps et qui ne sont pas forcément importantes, il est alors judicieux de tout simplement les éliminer de votre planning ou de votre todo list…

6 – La loi de Taylor : « L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent »

C’est une évidence et pourtant, on se laisse souvent tenter de faire les choses dans le mauvais ordre. Pour vous donner quelques exemples concrets, on va se lancer dans la communication sur les réseaux sociaux sans avoir préalablement réfléchi à notre stratégie de communication ou pris le temps de connaître vraiment comment ça marche et ce qu’il faut faire pour que ça fonctionne. On peut voir également des fournisseurs qui vont faire tout pour avoir de nouveaux clients mais qui ne prennent pas le temps de s’assurer que les clients actuels sont bien servis et sont satisfaits. Il faut savoir parfois perdre un peu de temps pour aller plus vite ensuite. Pour ma part, j’adore faire des check-lists pour lister dans l’ordre chronologique toutes les tâches à faire dans un processus donné, et n’en oublier aucune. Je prends un peu de temps pour l’établir, mais cela me permet de gagner du temps ensuite, en ayant une feuille de route toujours prête.

Avec ces 6 lois, vous êtes prêts à revoir et affiner votre organisation. Pour ma part, je vais de ce pas contrer la loi N°1 et m’occuper de mon espace de travail : Eliminer, ranger, nettoyer, standardiser, respecter 😉

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