A notre époque, les mails sont devenus l’un des moyens de communication les plus efficaces et les plus utilisés au niveau professionnel. Du coup, ils deviennent très nombreux, voire parfois trop nombreux…le traitement des mails est devenu une activité chronophage.

Aujourd’hui, je vous partage 8 conseils pour bien gérer vos mails, dans le but de ne pas être dépassé et d’en conserver les avantages :

1 – Désabonnez-vous des spams et newsletters que vous n’avez pas le temps de lire et qui ne vous intéressent pas. Souvent, il suffit de garder en favori un site internet qui peut être intéressant, pour pouvoir le retrouver facilement quand on en a besoin.

2 – Répondez immédiatement aux mails qui peuvent être traités rapidement et supprimez les mails qui n’ont pas d’intérêt à être conservés. Faites du ménage au fur et à mesure que les mails arrivent.

3 – Si vous souhaitez garder certaines newsletters, mais que vous n’avez pas le temps de les lire à chaque fois, définissez des règles et des filtres pour que les mails n’arrivent pas dans votre boite de réception mais directement dans un dossier dédié, que vous pourrez consulter ultérieurement.

4 – Classez vos mails, notamment ceux qui demandent un travail ou une réflexion plus approfondie (créer un dossier à traiter, avec éventuellement des sous-dossiers pour préciser l’échéance : à traiter dans la journée, la semaine ou plus tard). Si le volume de mails que vous recevez est trop important et que vous n’avez pas le temps de les classer, vous pouvez simplement utiliser les systèmes de catégories ou de marquage. Une fois qu’ils sont traités, vous pouvez classer vos mails en fonction d’une organisation que vous seuls pouvez définir : en dossier et sous dossiers, par sujet, par clients, ou alors juste un dossier « traité / archivé » …

5 – Consacrez un temps bien défini pour le traitement des mails, par journée ou par demi-journée : cela permet d’aller régulièrement traiter ses mails, mais également de consacrer des temps de travail sans être déconcentré par les mails entrant. Pour y arriver, une chose importante est de désactiver les notifications automatiques dès que vous recevez un mail. Être réactif, ne veut pas dire répondre aux mails dans la minute. Les clients et partenaires comprennent que vous puissiez mettre quelques heures pour répondre à un mail. Et pour toute urgence, il existe toujours le téléphone ou les messageries instantanées (WhatsApp, Hangouts, Skype…).

6 – Définissez bien l’objet de mail, pour en faciliter la visibilité, et les recherches automatiques que vous pourriez faire par la suite.

7 – Rédigez clairement vos mails, afin que vos interlocuteurs comprennent tout de suite ce que vous avez à leur dire et éviter les flots de mails pour un sujet qui n’en vaut pas la peine. Evitez les romans et soyez synthétiques, clairs et directs. Et si vous ne pouvez pas faire autrement, alors pensez à écrire un résumé de quelques lignes au début du mail.

8 – Créez des modèles de réponse, avec des phrases type et une signature, pour gagner en efficacité. Vous pouvez envoyer un accusé-réception à vos clients, en leur indiquant que vous avez bien reçu leur mail et que vous leur répondrai dans les meilleurs délais (ou indiquer un délai de réponse). Les vacances approchant, c’est aussi la période ou vous pouvez utiliser le répondeur automatique (indiquant vos dates d’indisponibilités), afin que vos clients comprennent pourquoi vous ne pouvez pas leur répondre. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité, pendant les périodes d’absence, de formation ou de déplacement en clientèle.

Pour terminer et vous prouver que vous avez une bonne gestion des mails, tentez une nouvelle expérience et essayez de partir tous les soirs avec une boite de réception avec 0 mail ! Le rêve… Il ne tient qu’à vous de le réaliser. Ça demande une certaine organisation, mais quel plaisir de pouvoir gérer ses mails au fil de l’eau, sans trainer l’historique comme un poids… Je me doute que votre boîte de réception doit déjà déborder, et que vous vous dites que ce n’est pas possible de trier tous ces mails en attente. Alors, je vous propose de transférer tous vos mails dans un dossier « Mails avant boîte de réception à 0 » et de commencer l’expérience d’une boîte de réception à 0 mail à partir de maintenant…Alors cap, ou pas cap ?