Notre société subit actuellement une mode très chronophage…je parle de la réunionite aiguë… ou comment passer des heures à discuter sans que cela fasse avancer les choses. Les grandes entreprises qui voient l’efficacité de leurs collaborateurs diminuer, mettent en place des outils et des bonnes pratiques pour stopper cette évolution. Mais chacun à son niveau, peut adapter ses réunions ou rendez-vous professionnels pour gagner en efficacité ! Que vous ayez à organiser une réunion pour 50 personnes ou juste 1, les bonnes pratiques sont les mêmes et demandent simplement à être adaptées.

Je vous partage 8 astuces pour bien organiser une réunion :

• Date et horaire de la réunion : Privilégiez une date ou le plus grand nombre peut être disponible (éviter par exemple le mercredi si certains participants ne travaillent pas le mercredi). Évitez un créneau tard dans la journée (les participants n’auront qu’une hâte, c’est de rentrer chez eux ou seront fatigués de leur journée de travail) ou encore pendant la pause méridienne. La pause méridienne peut être utilisée plutôt pour des rendez-vous moins officiels, qui permettent de tisser des liens ou des connexions professionnelles.

• Durée de la réunion : Choisissez une durée raisonnable par rapport à l’ordre du jour et à la disponibilité des participants. Respectez la durée prévue afin que les participants ne soient pas obligés de partir au milieu de la réunion. Il est également judicieux de raccourcir un peu la durée, afin que les participants qui enchainent les réunions puissent avoir quelques minutes, pour passer de l’une à l’autre ; par exemple, prévoyez une réunion de 50 minutes au lieu de 1H.

• Lieu de la réunion : Assurez-vous d’avoir une salle de réunion adéquate, permettant d’accueillir tous les participants et ayant le matériel nécessaire pour que la présentation se passe bien. Pour les réunions à distance, prévoyez un outil collaboratif fiable et accessible à tous les participants. Dans les deux cas, l’organisateur doit être dans la salle (en présentiel ou virtuellement) 10 minutes avant, afin de vérifier tous ces points et de pouvoir accueillir les participants à leur arrivée.

• Participants : Invitez les bonnes personnes lors d’une réunion, c’est-à-dire des participants qui auront des actions à mener, un avis à donner, des informations à partager.

• Ordre du jour : Pour que l’objectif de la réunion soit clair, établissez un ordre du jour et transmettez-le en amont aux participants. Ceux-ci peuvent ainsi se préparer, soit pour une éventuelle intervention ou poser des questions. Pendant la réunion, il est ainsi plus facile de suivre l’ordre du jour et de ne pas déraper vers des sujets qui n’étaient pas prévus, ou qui n’intéressent pas forcément tous les participants. S’il reste du temps, à la fin de la réunion, prévoyez un moment pour les questions-réponses pour aborder les sujets complémentaires.

• Invitation : Envoyez une invitation à tous les participants assez tôt pour que les participants puissent organiser leur emploi du temps. Partagez avec eux l’ordre du jour, afin qu’ils puissent décider de leur participation ou pas et transmettez-leur également tous les documents et informations dont ils ont besoin pour la réunion (documentation, compte-rendu des réunions précédentes…). Si l’invitation avait été faite longtemps avant, n’hésitez pas à leur renvoyer un rappel, un jour ou une heure avant.

• Réunion : pour commencer la réunion, faites un rapide tour de table des participants pour se présenter (si les participants ne se connaissent pas forcément) et récolter les attentes de chaque participant quant à cette réunion. Cela permettra de vérifier à la fin de la réunion si les échanges et présentations ont pu répondre aux besoins. Pensez à désigner une personne qui prendra des notes pendant la réunion afin d’établir un compte-rendu. Si des tâches sont décidées, établissez un plan d’action clair, en désignant les responsables des actions et les échéances correspondantes. A la fin de la réunion, reformulez synthétiquement les décisions qui ont été prises et si besoin, commencez à prévoir la prochaine réunion et son échéance.

• Compte-rendu : à partir des notes prises pendant la réunion, envoyez un compte-rendu dans les meilleurs délais à tous les participants, ainsi qu’à toutes les personnes concernées par le sujet. Le compte-rendu doit être clair et synthétique et doit reprendre le plan d’action (liste des tâches, avec les porteurs des actions et les échéances).

En tant que participant à une réunion, on peut adopter également quelques bonnes attitudes :

• Répondre à l’invitation : une réponse rapide et claire (oui ou non) permet à l’initiateur de la réunion de s’organiser et de proposer une nouvelle date s’il y a trop d’absent, et de modifier son ordre du jour si besoin.
• Prendre connaissance de l’ordre du jour, afin de s’assurer que sa présence est utile dans la réunion.
• Préparer la réunion en se documentant sur les sujets abordés et prévoir éventuellement des interventions pour partager ses connaissances sur le sujet.
• Prendre la parole pendant la réunion, sans la monopoliser et en respectant le temps imparti.
• Prendre des notes sur les éléments importants et les actions qui nous sont attribuées (avec les échéances correspondantes).

Actuellement, les réunions virtuelles ont remplacé les réunions en présentiel, mais ces astuces sont utiles aussi bien pour les unes que pour les autres.

Je vous laisse donc les appliquer pour vos prochaines réunions ou vos prochains rendez-vous et n’hésitez pas à partager en commentaire si ces conseils vous ont aidé et si vous avez gagné en efficacité !