Précédemment, nous avons vu la durée d’archivage de votre paperasse. Mais je n’oublie pas que nous sommes à l’ère du numérique… Les durées d’archivage en informatique sont les mêmes que pour vos documents format papier. Vous pouvez donc tout-à-fait conserver de manière informatique vos avis d’imposition ou vos relevés de banque.
Mais pour conserver tous ces documents informatiquement, je vous livre cette semaine quelques astuces pour bien organiser votre ordinateur…

La première étape du classement et nettoyage de votre ordinateur est : LE BUREAU. Celui-ci n’est pas fait pour stocker des dossiers ou fichiers « ad Vitam Aeternam ». Il faut donc prendre le temps régulièrement de classer les fichiers que vous stockez à cet endroit. Vous aurez l’esprit plus clair en allumant votre ordinateur. Et vous ne devez avoir sur le bureau que des fichiers temporaires ou alors des raccourcis vers les fichiers ou dossiers que vous utilisez le plus fréquemment. Faites-vous plaisir et redécouvrez l’image que vous aviez choisie pour votre fond d’écran…
-> temps estimé : ¼ d’heure

La deuxième étape est de réfléchir et d’établir une organisation de classement dans vos dossiers : utilisez les dossiers comme des tiroirs, dans lesquels vous pouvez classer vos dossiers et documents par grands thèmes : Administratif, Photos, Enfants, Recettes, Travail, Passion… L’organisation doit vous paraître logique (et je précise que n’avons pas tous la même logique, mais si vous suivez votre logique, vous retrouverez facilement tous vos documents). Des fichiers seuls ne doivent pas se trouver dans le dossier racine, ils doivent forcément pouvoir être classés dans un dossier. Lors de ce classement, c’est l’occasion de supprimer les fichiers trop vieux ou inutiles, ainsi que les doublons.
-> temps estimé : 1 heure (sans le classement des photos 😊)

La troisième étape est le classement et le tri des photos. C’est l’occasion de se remémorer les bons moments, de revivre les moments importants de notre vie. Je conseille le classement chronologique des photos. Pour pouvoir aider le classement et que les dossiers soient vraiment chronologiques, je vous conseille de nommer vos dossiers de la manière suivante : date (à l’envers)_évènement, par exemple : 20191225_Noêl en famille. C’est l’occasion aussi de supprimer les photos floues ou ratées, ainsi que tous les doublons (voire même les 50 versions pour un seul instant magique).
-> temps estimé : en fonction de la quantité de vos photos 😉

La quatrième étape est de vider votre corbeille. Vous venez de jeter une grande quantité de fichiers et documents. Cela n’aura servi à rien si vous les conservez dans votre corbeille. Donc une fois, que le ménage est fait, on termine en vidant la corbeille.
-> temps estimé : 15 secondes

Pour finir, ce sera la dernière étape mais pas la moindre, vous devez vérifier que vos données sont bien sauvegardées. Je ne suis pas experte en informatique, mais je peux tout de même vous rappeler quelques solutions possibles :
– Clé USB : à utiliser seulement pour stocker temporairement des données. Ce n’est en aucun cas un moyen de sauvegarde.
– Disque dur externe : on en trouve désormais à des tarifs peu élevés pour de grandes capacités. Il ne faut pas hésiter à en avoir plusieurs et à en stocker un dans un autre endroit (chez les dirigeants de l’entreprise, ou pour les particuliers, chez les parents ou amis). Pour cette solution, il existe des logiciels de sauvegarde, qui permettent la synchronisation des données (avec le tri et la mise à jour automatique des données à sauvegarder).
– Le cloud : il existe désormais des solutions pour stocker ses données sur internet. Du coup, vous externalisez le stockage et le risque. Ce sont des solutions fiables et qui vous simplifient la vie.

Tout comme la paperasse, le ménage dans son ordinateur est important pour se libérer l’esprit et pour gagner en efficacité et retrouver plus facilement ses documents. Et pour ce qui est de la sauvegarde, elle est bien entendu VITALE… alors n’attendez pas que ce soit trop tard pour découvrir qu’il y a une faille dans votre organisation !