Le mois de janvier est propice à l’archivage et au tri dans nos papiers. On démarre une nouvelle année, on ouvre de nouveaux classeurs pour trier les documents importants de l’année qui démarre. C’est donc à cette occasion que l’on va archiver, voire jeter toute la paperasse des années précédentes…

Mais savez-vous ce que vous pouvez jeter et ce que vous devez conserver ?

Alors, c’est parti pour un petit rappel concret et pratique pour les entreprises :

• Documents civils et commerciaux : 5 ans (contrats, garanties, banque, assurance…)
• Documents comptables : 10 ans (comptabilité, factures…)
• Documents fiscaux : 6 ans
• Gestion du personnel : 5 ans
• Documents sociaux : 10 ans pour les comptes annuels

Il est toutefois conseillé de conserver les factures d’immobilisations toute la durée de vie de l’entreprise, ainsi que les documents relatifs aux salariés.

En tant que particuliers, voici les délais de conservation de vos documents :

• Assurance : 2 ans (10 ans pour les assurances-vie)
• Banque : 5 ans
• CAF : 5 ans
• Factures liées au logement : 5 ans (les titres de propriété sont à conserver de manière permanente)
• Impôts : 3 ans (à partir de l’année qui suit l’année d’imposition)
• Salaires, contrat de travail, certificat de travail : jusqu’à la liquidation de la retraite (3 ans pour les notes de frais)
• Documents relatifs aux salariés (pour les particuliers employeurs) : 5 ans
• Santé : 2 ans pour les remboursements de santé, permanente pour carnet de santé, certificats médicaux, examens médicaux.

Petite astuce : si vous archivez vos documents dans des boites à archive, notez bien dessus le type de documents archivés, les années concernées et indiquez également dessus la durée de conservation (cela vous évitera de vous reposer la question les années suivantes).

Nous sommes désormais à l’ère du numérique, donc beaucoup de ces documents nous parviennent désormais par voie dématérialisée. Les délais de conservation sont les mêmes…Si les documents sont mis à disposition sur un site internet, vérifiez bien la durée de mise à disposition sur le site internet (car cette durée peut parfois être plus courte).

L’archivage est une tâche contraignante et que nous faisons souvent à reculons… mais il est important de prendre le temps d’organiser un archivage et un classement méthodique : tout d’abord, pour pouvoir retrouver facilement et rapidement un document et pour gagner du temps les années suivantes, lors des prochains archivages.

Une fois que l’archivage est fait, on a l’esprit plus libre et on se sent d’attaque pour se lancer pleinement dans une nouvelle année qui démarre, avec tous ces nouveaux défis et ces belles surprises…

Alors, foncez…